Aide en ligne gestionnaires

Nous répondons à toutes vos questions pour vous aider à prendre en main la plateforme avantages et loisirs REDUCBOX

Télécharger le guide du gestionnaire

Accès « Ayant droit » / « Gestionnaire »

Je suis gestionnaire, ai-je un accès unique à REDUCBOX ?

  • Oui, vous avez un accès unique à REDUCBOX. Vous n’avez pas besoin d’avoir deux comptes pour accéder à vos deux interfaces : Ayant droit et Gestionnaire.
  • Lorsque vous vous connectez à REDUCBOX avec votre adresse email et votre mot de passe, vous êtes automatiquement connecté en tant qu’ayant droit,
    Si vous souhaitez passer en mode ayant droit, cliquez sur la bulle située en haut à droite de votre écran portant la mention “GESTIONNAIRE”,
  • À l’inverse, lorsque vous êtes connecté(e) en tant que gestionnaire et que vous souhaitez passer en mode gestionnaire, cliquez sur la bulle située en haut à droite de votre écran portant la mention “AYANT-DROIT”.

Comment savoir si je suis connecté(e) en tant qu’ayant droit ou en tant que gestionnaire ?

  • Lorsque vous vous connectez à REDUCBOX avec votre adresse email et votre mot de passe, vous êtes automatiquement connecté en tant qu’ayant droit,
  • La bulle verte encadre alors le mot “Ayant droit”, à côté du bouton « “DÉCONNEXION”.

Comment modifier le gestionnaire d'une entreprise ?

  • Cliquez sur “Administration” dans le menu vertical,
  • Cliquez sur “Remplacer des gestionnaires”,
  • Cliquez sur le stylo situé à droite du gestionnaire,
  • Modifier l’email du gestionnaire,
  • Cliquez sur le bouton vert “MODIFIER”,
  • Vous n’êtes alors plus gestionnaire, le nouveau gestionnaire reçoit un email pour l’informer qu’il est désormais gestionnaire,
  • Vous conservez votre accès à votre compte REDUCBOX en tant qu’ayant droit.

Peut-il y avoir plusieurs gestionnaires pour une même entreprise ?

Il n’est pas possible d’avoir plusieurs gestionnaires pour une même entreprise. Il vous suffit de les créer.

Mon entreprise

Comment ajouter l’adresse du siège social de mon entreprise ?

  • Cliquez sur “Mon entreprise”,
  • Renseignez votre adresse (numéro et rue, complément d’adresse, code postal et ville),
  • Cliquez sur le bouton “METTRE À JOUR”.

Pourquoi ajouter le RIB de mon entreprise ?

Ajouter l’IBAN et le BIC de votre entreprise vous permettra de verser :

  • des E-Cartes Cadeaux à vos salariés,
  • des E-Cartes Cadeaux à des personnes non salariés,
  • des Subventions à vos salariés.

Comment ajouter le RIB de mon entreprise ?

  • Cliquez sur le “Mon entreprise” dans le venu vertical,
  • Renseignez votre IBAN,
  • Renseignez votre BIC,
  • Cliquez sur le bouton “METTRE À JOUR”.

Gérez vos ayants droit

Comment créer des ayants droit ?

  • Cliquez sur “Administration” / “Créer des ayants droit”,
    Vous avez deux possibilités :
    1. Créer vos ayants droit manuellement un par un en renseignant la civilité, le nom, le prénom et l’email de chaque personne.
    2. – Téléchargez le fichier d’exemple pour créer une liste d’ayants droit, renseigner le fichier (civilité, nom, prénom, email de l’ayant droit, email du gestionnaire de rattachement*),
    – Chargez votre liste d’ayants droit.
    *Renseigner l’email du gestionnaire de rattachement est facultatif. S’il n’est pas renseigné, il s’agira de votre email gestionnaire,

Comment consulter la liste de ses ayants droit ?

  • Cliquez sur “Administration” / “Mes ayants droit”.
  • Vous pouvez alors consulter la liste de vos ayants droit,
  • Vous avez la possibilité d’exporter la liste en cliquant sur le bouton vert « Exporter ».

Comment effectuer une recherche d’un ayant droit ?

  • Cliquez sur “Administration” / “Mes ayants droit”.
  • Vous pouvez alors consulter la liste de vos ayants droit,
  • Renseignez le nom ou le prénom ou l’email de votre ayant droit puis cliquez sur le bouton “RECHERCHER” ou taper “Entrée” sur votre clavier.
  • S’il a bien été créé, votre ayant droit apparaîtra.

Comment modifier les informations d'un ayant droit ou du gestionnaire ?

  • Cliquez sur “Administration” / “Mes ayants droit”.
  • Vous pouvez modifier à tout moment les informations en cliquant sur le stylo.

Comment rendre inactif un ayant droit

  • Cliquez sur “Administration” / “Mes ayants droit”.
  • Vous pouvez alors consulter la liste de vos ayants droit.
  • Cochez la case située à gauche du nom de l’ayant droit concerné.
  • Cliquez sur le bouton en bas à gauche “RENDRE INACTIF”,
  • Vous pouvez désactiver plusieurs ayants droit à la fois en cochant plusieurs cases.

Espace Communication

Comment accéder à mon espace Communication ?

  • Pour accéder à votre Communication, cliquez sur “Communication” dan sle menu horizontal.
  • Vous pouvez créer un trombinoscope, héberger des documents comme la convention collective de l’entreprise, les comptes rendus de réunion ou tout autre document.

Comment créer un trombinoscope ?

  • Cliquez sur “Communication” / Trombinoscope,
  • Cliquez sur le bouton vert “Ajouter une personne”,
  • Renseignez le nom, le prénom, le poste, l’email, le numéro de téléphone.
    Ajoutez une photo d’identité. Nous vous recommandons de charger une photo d’identité au format 200 x 250 pixels,
  • Cliquez sur le bouton vert “PUBLIER”,
  • Répétez les mêmes étapes pour ajouter une autre personne à votre trombinoscope.

Comment modifier une personne de mon trombinoscope ?

  • Cliquez sur “Communication” / “Trombinoscope”.
  • Vous êtes automatiquement redirigé(e)s dans la partie TROMBINOSCOPE,
  • Cliquez sur le logo stylo noir situé à côté du profil que vous souhaitez modifier,
  • Modifiez les éléments souhaités,
  • Cliquez sur le bouton vert “MODFIER”.

Comment supprimer une personne de mon trombinoscope ?

  • Cliquez sur “Communication” / “Trombinoscope”,
  • Vous êtes automatiquement redirigé(e)s dans la partie TROMBINOSCOPE,
    Cliquez sur la poubelle située à côté du profil que vous souhaitez supprimer,
  • La fenêtre suivante apparaît sur votre écran : “Êtes-vous sûr de supprimer la publication ?”, cliquez sur le bouton bleu “OK”,
  • Le profil a bien été supprimé de votre trombinoscope.

Comment ajouter ou modifier des documents dans mon espace Communication

  • En fonction du document que vous souhaitez importer dans votre espace Communication, cliquez sur “CONVENTION COLLECTIVE”, “COMPTE RENDU DE RÉUNION” ou “AUTRES”,
  • Cliquez sur le bouton vert “Ajouter un document”,
  • Choisissez la catégorie, le titre de la publication, sélectionnez une image, sélectionner une pièce jointe et décrivez le contenu du document en quelques mots ou phrases,
    Cliquez sur le bouton vert “PUBLIER,
  • Votre document a bien été ajouté à votre espace Communication.

E-Cartes Cadeaux

Comment verser une E-Carte Cadeaux aux salariés de mon entreprise ?

  • Pour verser une E-Carte à un ou plusieurs salariés de votre entreprise, cliquez sur “Cagnotte” / “E-Cartes Cadeaux / “Créations”.
  • Choisissez l’évènement pour lequel vous souhaitez verser une E-Carte à vos salariés (Naissance, Noël, Fête des mères, Fête des pères, Rentrée scolaire, Sainte-Catherine, Retraite, Mariage / Pacs, Relance locale),
  • Sur la ligne « Attribuer à », cliquez sur la case « Salarié »,
  • Choisissez les bénéficiaires (« Tous » ou « Nominatif »),
  • Indiquez la date de début,
  • Indiquez le montant à verser par ayant droit,
  • La somme totale des E-Cartes que vous souhaitez verser s’affiche alors,
  • Acceptez les CGV et les CGU,
  • Cliquez sur le bouton “VALIDER”.
  • Vous pouvez verser jusqu’à 183 € par évènement et par salarié exonérés de charges sociales et fiscales,
  • Vous pouvez verser davantage que cette somme par salarié, mais seulement 171 € seront exonérés de charges sociales et fiscales.

Peut-on verser des E-Cartes Cadeaux à des non-salariés ?

  • Il est tout à fait possible de verser des E-Cartes à des non-salariés,
  • Vous avez la possibilité de verser jusqu’à 69 € exonérés de charges sociales et fiscales par an et par personne,
  • Vous pouvez verser davantage que cette somme par non-salarié, mais seulement 69 € seront exonérés de charges sociales et fiscales.

Comment verser une E-Carte Cadeaux à des non-salariés ?

  • Pour verser une E-Carte Cadeau à un ou plusieurs non-salariés, cliquez sur “Cagnotte” / “E-Cartes Cadeaux”,
  • Choisissez l’évènement pour lequel vous souhaitez verser une E-Carte à vos non-salariés (Parrainage / Fidélité / Carte Cadeau d’affaire / Commerciaux entreprise / Commerciaux entreprise tierce),
  • Sur la ligne « Attribuer à », cliquez sur la case « Non-salarié »,
  • Choisissez les bénéficiaires (« Tous » ou « Nominatif »),
  • Indiquez la date de début,
  • Indiquez le montant à verser par ayant droit,
  • La somme totale des E-Cartes que vous souhaitez verser s’affiche alors,
  • Acceptez les CGV et les CGU,
  • Cliquez sur le bouton “VALIDER”.
  • Vous avez la possibilité de verser jusqu’à 69 € exonérés de charges sociales et fiscales par an et par personne,
  • Vous pouvez verser davantage que cette somme par non-salarié, mais seulement 69 € seront exonérés de charges sociales et fiscales.

Comment consulter l’historique de versement des E-Cartes Cadeaux ?

  • Pour verser une E-Carte à un ou plusieurs non-salariés de votre entreprise, cliquez sur le menu hamburger situé en haut à droite de votre écran,
  • Cliquez sur “Cagnotte” / “E-Carte Cadeaux”,
  • Cliquez sur « HISTORIQUE »,
  • Vous pouvez alors consulter l’historique de tous vos versements d’E-Cartes.

Subventions

Comment verser une subvention aux salariés de mon entreprise ?

  • Pour verser une Subvention, cliquez sur “Cagnotte” / “Subventions”,
  • Le versement des Subventions doit être identique pour chaque salarié,
  • Choisissez le montant à verser par ayant droit,
  • Le montant total est automatiquement mis à jour,
  • Acceptez les Conditions Générales de Ventes et les Conditions Générales d’Utilisation,
  • Cliquez sur le bouton vert “VALIDER”.
  • Vous avez la possibilité de verser :
    – Jusqu’à 8591 € exonérés de charges sociales et fiscales, par an et par salarié (490 € pour les chèques vacances, jusqu’à 2031 € pour le CESU, 5000 € pour les activités culturelles et sportives, 800 pour la mobilité).
  • Vous pouvez verser davantage à vos salariés, mais les sommes versées en plus de ces montants ne seront pas exonérées de charges sociales et fiscales.

Comment consulter l’historique de versement des Subventions ?

  • Pour verser une Subvention à vos ayants droit, cliquez sur “Cagnotte” / “Subventions”,
  • Cliquez sur HISTORIQUE,
  • Vous pouvez alors consulter l’historique des versements de vos Subventions à vos salariés : date de versement, montant total et statut.

Module de remboursement

Quelles dépenses mes salariés ou ayants droit peuvent-ils se faire rembourser ?

  • Référez-vous aux catégories et évènements selon l’intitulé des E-Cartes et des Subventions versées,
  • En cas de doute, contactez le service client de REDUCBOX au 04 12 04 00 13 ou par email à contact@reducbox.com.

Comment suivre les demandes de remboursement de mes salariés ou ayants droit ?

  • Vous n’avez pas la possibilité de suivre les demandes de remboursement de vos salariés.
  • Les demandes de remboursement de vos salariés sont validées par REDUCBOX. Si le solde de la E-Carte Cadeaux et / ou de la Subvention est positif, vos salariés peuvent se faire rembourser une facture d’un achat effectué en dehors de la plateforme REDUCBOX (une fois leur E-Carte Cadeaux et / ou leur Subvention versée). Ils sont alors remboursés directement sur leur compte bancaire dans un délai de 10 jours maximum.

Dois-je valider les demandes de remboursement de mes salariés ou ayants droit ?

  • Vous n’avez pas besoin de valider les demandes de remboursement des salariés ou ayants droit,
  • Pour vous simplifier la vie, REDUCBOX s’occupe de tout et vérifie la validité des demandes de remboursement,
  • La demande est validée ou invalidée sous 5 jours ouvrés,
  • Les remboursements se font sous un délai de 10 jours maximum sur le compte bancaire renseigné par l’ayant droit.

Statistiques

Comment accéder aux statistiques ?

  • Pour accéder aux statistiques, assurez-vous d’être en “Gestionnaire”,
  • Cliquez sur “Stats”,
  • Vous avez alors accès aux statistiques concernant vos ayants droit.

Quelles informations puis-je retrouver dans les statistiques ?

  • Dans “Stats”, vous pouvez retrouver :
    • le montant total des ventes,
    • le nombre de commandes,
    • le nombre total de produits vendus,
    • le montant total des Cartes Cadeaux et Subventions versées,
    • la répartition des ventes par famille de produits,
    • le total des économies générées,
    • le nombre total d’ayants droit,
    • le nombre d’ayants droit actifs,
    • le nombre d’ayants droit inactifs,
    • le nombre total de visites.

Quelles informations ne sont pas prises en compte dans les statistiques ?

  • Ne sont pas comptabilisées dans les statistiques les ventes et économies réalisées lors d’achats conclus sur les sites internet de nos partenaires (vacances et voyages) ni par les codes avantages.

A partir de quelle date les données sont-elles prises en compte ?

  • La plupart des données sont prises en compte à partir du 1er septembre 2021.
    Toutefois, cela n’est pas le cas pour les données suivantes :

    • Le pourcentage d’actifs,
    • Le nombre de visites.

    Ces deux données ont commencé à être emmagasinées par notre plateforme à compter du 1er mars. Ne paniquez donc pas en les consultant.

Quelle différence entre un ayant droit actif et un ayant droit inactif ?

  • Un ayant droit actif s’est connecté au moins une fois à REDUCBOX.
  • Un ayant droit inactif ne s’est jamais connecté à REDUCBOX.